A hírlevél csoport
Tegyük fel, hogy Ön egy elektronikai eszközök eladásával foglalkozó webáruházat üzemeltet a www.abc123.hu oldalon valamint egy használt autók adás-vételével foglalkozó portált a www.xyz123.hu-n. Nyilvánvaló, hogy a két weboldalon egészen más felhasználók fognak hírlevélre feliratkozni, ahogy az is, hogy mindkét szolgáltatás esetében más-más hírleveleket szeretne postázni az érdeklődőknek. Ez valósítható meg a hírlevél csoportokon keresztül.
A fenti esetben célszerű két hírlevél csoportot készíteni, egyet a www.abc123.hu és egy másikat a www.xyz123.hu számára. Ilyen formán a két szolgáltatással kapcsolatos hírlevelek elkülöníthetők egymástól, ami egyrészt megkönnyíti a megfelelő csoportosításukat, de leginkább a különböző címzettlisták eltérő kezelése miatt fontos.

Címzettlista a hírlevél csoportban
Hírlevél küldésekor nagyon fontos kérdés, hogy kiknek, milyen e-mail címekre fogjuk kiküldeni a hírlevelet. A kéretlen levelek küldése, a jelenleg hatályos jogszabályok alapján bűncselekménynek minősül. A fenti példánál maradva, a webáruház hírlevélre feliratkozott látogatóit az elektronikai eszközökkel kapcsolatos hírek érdeklik, és nem szeretnének használt autókkal kapcsolatos hirdetéseket olvasni. Ugyanígy a használt autók iránt érdeklődők sem kíváncsiak az elektronikai eszközökkel kapcsolatos újdonságokra. A két oldal címzettlistáját, tehát azt az adatbázist, ami a hírlevélre feliratkozott felhasználók e-mail címeit tartalmazza, külön kell kezelni.
A címzettek listája mindig az egyes hírlevélcsoportokhoz kapcsolódik, így minden, adott hírlevél csoportból küldött hírlevél a csoport aktuális címzettlistájában szereplő e-mail címekre fog postázódni. Ezt a listát bármikor megtekintheti, illetve újból fel is töltheti a Címzettek áttekintése menüpontra kattintva, vagy a Hírlevél csoport menüpont alatt, az egyes csoportok mellett található Aktuális címzettlista megtekintése funkció segítségével.
A címzettlista feltöltésének vagy beszerzésének három módja lehetséges.

• Ön tölti fel azt egy CSV formátumú adatállományból.
• A megfelelő jogosultságok és technikai információk birtokában kiolvasható közvetlenül szolgáltatása adatbázisából.
• A felhasználók fel- és leiratkozásait teljes egészében a Newsmailer szolgáltatás kezeli.

A hírlevél csoport alapértelmezett értékei
Minden egyes hírlevél küldésekor a Hírlevél csoport megjegyzi azt az Ön által megadott nevet és e-mail címet, ami a címzettek postafiókjában feladóként meg fog jelenni. Megjegyzi továbbá a legutóbb küldött hírlevél szerkesztési módját is. Amikor az adott hírlevél csoportban új hírlevelet küld ki, ezek az értékek lesznek az alapértelmezettek, amiket a hírlevél szerkesztése és küldése során Ön természetesen megváltoztathat.

Hírlevél csoport kiválasztása
Kattintson a kiválasztandó hírlevél csoport neve alatti kiválaszt gombra! Egy szerkesztés alatt álló hírlevelet a szerkesztés során, de még a kiküldés előtt bármikor átsorolhat másik hírlevél csoportba, a Hírlevél csoport menüpontra kattintva, vagy a hírlevelek listájában a Hírlevél csoport funkciót választva.

Új hírlevél csoport létrehozása
Adja meg a hírlevél csoport nevét. Ez lehet bármi, célszerű azonban olyan nevet megadni, ami valamilyen módon utal a kiküldendő hírlevelek körére. Megjegyzésnek is bármit megadhat, ami segíthet eligazodni a hírlevélcsoportok között. Ez akkor lehet igazán hasznos, ha számos hírlevél csoporttal kíván egy időben dolgozni. Fontos, hogy sem a csoport neve, sem a megjegyzés a kiküldött hírlevelekben semmilyen módon nem jelenik meg.
Adja meg, hogy a hírlevélcsoporton belüli címzettlistát milyen módon kívánja feltölteni illetve beszerezni. (Lásd feljebb) A Lekérdezés külső adatbázisból és a Newsmailer címlistából lehetőségeket csak kollégáinkkal történő előzetes egyeztetés után választhatja, mivel ezekhez bizonyos technikai kérdésekben egyeztetés szükséges. Erről bővebb tájékoztatást a Címzettek áttekintése súgóban talál.

Amennyiben a hírlevél tartalmát valamilyen külső program segítségégvel szerkeszti (pl. Photoshop), válassza a Saját html szerkesztő program által előállított hírlevelet szeretnék feltölteni lehetőséget! Ha a tartalmat a Newsmailer saját html szerkesztőjével szeretné összeállítani, kattintson A beépített html szerkesztőt szeretném használni a hírlevél tartalmának megszerkesztéséhez opcióra!
A két szerkesztési mód nem átjárható, tehát egy korábban feltöltött tartalmat nem szerkeszthet a Newsmailer saját szerkesztőjével. Magát a szerkesztési módot azonban a hírlevél küldése előtt bármikor megváltoztathatja.
 
További információkat a Tartalom szerkesztő illetve Tartalom feltöltő súgójában talál.

Használja a Tartalom mentése gombot gyakran! Bármilyen hiba az internetkapcsolatban, esetleg böngészőjének vagy számítógépének "lefagyása"  a már megszerkesztett tartalom elvesztéséhez vezethet, ha munkáját nem menti el!

Szintén fontos, hogy a hírlevél kiküldése előtt minden esetben küldjön próba levelet, ugyanis a levelező programok által megjelenített html tartalom nem mindig egyezik meg pontosan a böngészők által megjelenített formával!

A hírlevél minden esetben tartalmazzon valamilyen leiratkozási lehetőséget, ahol a felhasználó kezdeményezheti a leiratkozást és adatai törlését!

A szerkesztő
A html szerkesztő használata lényegében semmiben sem különbözik egy átlagos szövegszerkesztő program használatától, bár azokkal összehasonlítva, természetesen jóval szűkebb az elérhető formázási lehetőségek köre.

Képek beillesztése

• Kattintson a következő ikonra:
• A felugró ablakban válassza ki a Feltöltés fület!
• Nyomja meg a Tallózás gombot és válassza ki a beillesztendő, feltöltendő képállományt, majd nyomja meg a Küldés a szerverre gombot!
• Zárja be az ablakot a lenti Rendben gombbal!

Névre szóló hírlevél, egyedi adatok beágyazása
A címzettlista adatbázisában, a hírlevélre feliratkozott felhasználok e-mail címén kívül, egyéb adatok tárolására is lehetőség van, melyeket minden egyes kiküldött hírlevél példányba, személyre szólóan, be lehet ágyazni. Ezt úgynevezett tokenek használatával valósítható meg. Minden token, a hírlevél küldése folyamán, az általa prezentált konkrét adatra cserélődik a hírlevélben. A tokenek minden esetben "{#" karakterekkel kezdődnek, és "#}" karakterekre végződnek, hogy a hírlevél egyéb tartalmi elemeitől jól elkülöníthetők legyenek. A "{#" karaktereket követi a "DATA" szimbólum, utána egy . (pont), majd maga a beágyazandó adatmező neve.
Tehát ha például Ön a hírlevelébe megszólításnak ezt írja: Tisztelt {#DATA.name#}!, akkor küldéskor a hírlevél összes címzettjének neve bekerül a token helyére. Vagyis a Teszt Ferenc nevű felhasználó olyan hírlevelet fog kapni, amelynek megszólítása: Tisztelt Teszt Ferenc! Fontos, hogy a tokenek által jelölt adatok beágyazása csak akkor lehetséges a hírlevélbe, ha ezeket az adatokat Ön a címzettlistával együtt rendelkezésre bocsátja. Ha a fenti példánál maradva, a felhasználók neve nem szerepel a címzettlista adatai között, akkor a címzettek Tisztelt ! megszólítású hírleveleket fognak kapni. A címzettlistákról és a benne szereplő adatokról bővebb tájékoztatást talál a Hírlevél csoport illetve a Címzettek áttekintése súgóban.
A felhasználható adatok, és a hozzájuk tartozó tokenek a következők lehetnek:

Alternatív szöveges tartalom
A html hírlevelek megjelenítéséhez a címzetteknek olyan levelező programra illetve webmail felületre van szüksége, amely képes kezelni a html-t. Manapság a levelezők nagy többsége, egy-két kivételtől eltekintve képes a html e-mailek megjelenítésére, ennek ellenére előfordulhat, hogy valamely címzett csak szöveges tartalmak feldolgozására alkalmas eszközzel nézi a kiküldött hírlevelet. Az Alternatív szöveges tartalom boxban megszerkeszthet egy minden formázástól mentes, kizárólag egyszerű szöveges információkat tartalmazó verziót is, melyet a szöveges levelező programok használói is elolvashatnak.

A szerkesztés befejezése
Amint a tartalom összeállítását befejezte, a Tartalom mentése gomb segítségével mentse munkáját, majd kattintson a Tovább a címzettekhez gombra a folytatáshoz.

Fontos, hogy a hírlevél kiküldése előtt minden esetben küldjön próba levelet, ugyanis a levelező programok által megjelenített html tartalom nem mindig egyezik meg pontosan a böngészők által megjelenített formával!

A hírlevél minden esetben tartalmazzon valamilyen leiratkozási lehetőséget, ahol a felhasználó kezdeményezheti a leiratkozást és adatai törlését!

A feltöltés
A külső szerkesztő által előállított html forrás feltöltésének legegyszerűbb módja a ZIP archívumból történő feltöltés. Az ZIP archívum előállítására bármely, széles körben használt tömörítő program megfelel (WinZip, WinRAR, 7zip stb.). Tömörítse az elkészült hírlevelet ZIP archívumba, és a Fájl feltöltése gombra kattintva töltse fel azt a Newsmailerbe.
Lehetőség van egyetlen állomány feltöltésére is, akár a ZIP feltöltését megelőzően, vagy azt követően. Erre akkor lehet szükség, ha a hírlevélen olyan módosítást eszközöl, ami csak egy-két állományt érint, így szükségtelen a teljes hírlevelet újratömöríteni és teljes egészében feltölteni.
Fontos tudni, hogy akár ZIP archívumot, akár egyedi állományokat tölt fel, a feltöltött fájl mindenképpen felülírja a korábban feltöltött, azonos nevű állományokat. Lényeges továbbá, hogy minden állomány csak a megengedett legnagyobb méretig tölthető fel.
Az Összes törlése gombbal minden feltöltött állományt törölhet a rendszerből.

Karakterkódolás
Az ékezetes karakterek megjelenítésére és tárolására különböző karakterkódolási szabványok léteznek:

Nagyon fontos a feltöltött html forrás szöveges részeinek karakterkódolását pontosan megállapítani, hogy a kiküldött hírlevélben ne szerepeljenek az ékezetes betűk helyén ?-ek vagy kalapos karakterek. Egyedül a html szerkesztésére használt programon múlik, hogy milyen karakterkódolású szöveget állít elő. Amennyiben az Ön által használt szerkesztőben ez külön beállítható, javasoljuk, hogy használja az UTF-8 (Unicode) kódolást, és a tartalom feltöltésekor, vagy azt követően a Karakterkódolás legördülő listában válassza ki az utf-8 lehetőséget.
Ha szerkesztőjében a karakterkódolást nem lehet beállítani, sem egyértelműen megállapítani, válassza a legördülő listából az Automatikus lehetőséget. Ilyenkor a Newsmailer a feltöltött szöveges tartalom alapján megpróbálja megállapítani a karakterkódolást, ám sajnos ez nem minden esetben jár sikerrel. Töltse fel az előállított tartalmat az Automatikus lehetőséget választva. Ezután kattintson a jobb felső sarokban található ikonra, mellyel ellenőrizheti a feltöltött hírlevél megjelenítését. Ha a szövegben nincsenek oda nem illő karakterek, ?-ek vagy torz ékezetek, akkor a karakterkódolás felismerése sikeres volt. Ha talál ilyeneket, zárja be az előnézeti ablakot, és a legördülő listából válasszon egy  másik karakterkódolást, majd ellenőrizze ismét a hírlevél tartalmát.

Névre szóló hírlevél, egyedi adatok beágyazása
A címzettlista adatbázisában, a hírlevélre feliratkozott felhasználok e-mail címén kívül, egyéb adatok tárolására is lehetőség van, melyeket minden egyes kiküldött hírlevél példányba, személyre szólóan, be lehet ágyazni. Ezt úgynevezett tokenek használatával valósítható meg. Minden token, a hírlevél küldése folyamán, az általa prezentált konkrét adatra cserélődik a hírlevélben. A tokenek minden esetben "{#" karakterekkel kezdődnek, és "#}" karakterekre végződnek, hogy a hírlevél egyéb tartalmi elemeitől jól elkülöníthetők legyenek. A "{#" karaktereket követi a "DATA" szimbólum, utána egy . (pont), majd maga a beágyazandó adatmező neve.
Tehát ha például Ön a hírlevelébe megszólításnak ezt írja: Tisztelt {#DATA.name#}!, akkor küldéskor a hírlevél összes címzettjének neve bekerül a token helyére. Vagyis a Teszt Ferenc nevű felhasználó olyan hírlevelet fog kapni, amelynek megszólítása: Tisztelt Teszt Ferenc! Fontos, hogy a tokenek által jelölt adatok beágyazása csak akkor lehetséges a hírlevélbe, ha ezeket az adatokat Ön a címzettlistával együtt rendelkezésre bocsátja. Ha a fenti példánál maradva, a felhasználók neve nem szerepel a címzettlista adatai között, akkor a címzettek Tisztelt ! megszólítású hírleveleket fognak kapni. A címzettlistákról és a benne szereplő adatokról bővebb tájékoztatást talál a Hírlevél csoport illetve a Címzettek áttekintése súgóban.
A felhasználható adatok, és a hozzájuk tartozó tokenek a következők lehetnek:

Alternatív szöveges tartalom
A html hírlevelek megjelenítéséhez a címzetteknek olyan levelező programra illetve webmail felületre van szüksége, amely képes kezelni a html-t. Manapság a levelezők nagy többsége, egy-két kivételtől eltekintve képes a html e-mailek megjelenítésére, ennek ellenére előfordulhat, hogy valamely címzett csak szöveges tartalmak feldolgozására alkalmas eszközzel nézi a kiküldött hírlevelet. Az Alternatív szöveges tartalom box-ban megszerkeszthet egy minden formázástól mentes, kizárólag egyszerű szöveges információkat tartalmazó verziót is, melyet a szöveges levelező programok használói is elolvashatnak.

A szerkesztés befejezése
Amint a tartalom összeállítását befejezte, a Tartalom mentése gomb segítségével mentse munkáját, majd kattintson a Tovább a címzettekhez gombra a folytatáshoz.

A címzettlista
Hírlevél küldéséhez szükség van egy olyan adatbázisra, amelyben az adott témájú hírlevélre feliratkozott felhasználók e-mail címei találhatók. Ez a címzettlista. Minden kiküldendő hírlevél beletartozik egy hírlevél csoportba, melynek aktuális címzettlistájára történik a postázás. A hírlevél csoportokról és a címzettlistákkal való kapcsolatukról a Hírlevél csoport súgójában találhat részletes információkat.

A felhasználható adatok
A címzettlista adatbázisában, a hírlevélre feliratkozott felhasználok e-mail címén kívül, egyéb adatok tárolására is lehetőség van.
Ezek a következők:

· E-mail cím
· Név
· Lakcím, város
· Lakcím, irányítószám
· Lakcím, közterület (út, utca, tér stb.)
· Lakcím, házszám
· Telefonszám
· Feliratkozás időpontja
· Leiratkozás időpontja
· Leiratkozási link

Ezen adatok felhasználásval lehetőség van névre szóló, az adott felhasználó saját adataival megjelenő hírlevelek küldésére is. Ennek mikéntjéről tájékozódhat a Tartalom szerkesztő illetve Tartalom feltöltő súgójában. Ezen adatok köre későbbi fejlesztések során bővülhet illetve szűkülhet.
Fontos, hogy csak olyan adatok használhatók fel, melyeket a felhasználók önként szolgáltattak és ilyen célú felhasználásukba előzőleg beleegyeztek!

Az alábbi táblázatban tekintheti át egy adott hírlevél csoport aktuális címzettlistáját. Használja a táblázat jobb felső sarkában található és gombokat a tablázat oszlopainak jobbra/balra görgetéséhez. A listában lehetőség van, hírlevél küldése előtt, a postázásból bizonyos felhasználókat kizárni, a sorok végén található Tilt gomb segítségével. A letiltott felhasználók nem fogják megkapni a hírlevelet. A tiltás feloldásához használra az Enged gombot, amely a korábban letiltott felhasználók esetében az Tilt gomb helyén jelenik meg.
A Címzettlista törlése gombbal bármikor torölheti a teljes címlistát, kivéve azt az esetet, amikor az adott hírlevélcsoportban éppen hírlevél vagy hírlevelek postázása zajlik. Ebben az esetben a kérdéses hírlevelek küldését előbb meg kell szakítania. Lásd a Hírlevek súgóját!

A címzettlista beszerzése
A címzettlista feltöltésének vagy beszerzésének három módja lehetséges:
 

• Ön tölti fel azt egy CSV formátumú adatállományból.
  
  

  A CSV egy nagyon egyszerű szöveges formátum, melyben az egyes adatokat ; (pontosvessző) választja el egymástól. Ez a címzettlista esetében a következő képpen néz ki:
  
  e-mail cím;név;város;irányítószám;közterület;házszám;telefonszám;feliratkozás időpontja;leiratkozás időpontja;leiratkozási link
  
  Nem kötelező minden adatmezőt kitölteni! A hírlevél kiküldéséhez csupán az e-mail mező szükséges, a további adatok opcionálisak, és csakis abban az esetben van rájuk szükség, ha Ön a címzettek saját adatival szeretné személyessé tenni a hírlevelet. (Pl. név szerinti megszólítás) A névre szóló hírlevelek szerkeztéséről a Tartalom szerkesztő illetve Tartalom feltöltő súgójában olvashat bővebben. A kitöltetlen adatmezők helyén csak egy üres pontosveszzőnek kell szerepelnie.

  Példa két soros CSV állományra:
  
  

  tesztferenc@teszt.hu;Teszt Ferenc;Budapest;1167;Kőris utca;44.;06 (20) 123 4567;2010-02-15
  probajanos@proba.hu;Próba János;;;;5.;06 (30) 123 4567;2010-03-28
  

  
  

  Ezt az állományt feltöltve két felhasználó fog szerepelni a címzettlistában, akik közül Próba Jánosnak nem állnak rendelkezésre a lakcímére vonatkozó adatok. A CSV formátumot szinte minden táblázat- és adatbáziskezelő szoftver támogatja, így pl. a Microsoft Excel is, így ezekből néhány kattintással lehetséges CSV állományokat menteni a rendelkezésre álló adatokból.

  
  

  Amennyiben olyan személyre szóló hírlevelet kíván küldeni, amelyben a felhasználó egyéb adatai is szerepelnek, és amelyek ékezetes karaktereket is tartalmazhatnak (pl. név), fontos lehet a CSV állomány karakterkódolása. A karakterkódolás figyelmen kívül hagyása esetén előfordulhat, hogy a beillesztett adatokban, az ékezetes betűk helyén, ?-ek vagy kalapos karakterek jelennek meg.
  Az ékezetes karakterek megjelenítésére és tárolására különböző karakterkódolási szabványok léteznek:

  
  

  ISO-8859-1 (Latin-1)	Ebben a karakterkészletben nem szerepel minden magyar ékezetes karakter, vagy nem szabályos formában. A hosszú ő és ű karakterek helyett például, az ezzel a kódolással készült szövegben úgynevezett kalapos ő és ű betűk jelennek meg.
  ISO-8859-2 (Latin-2)	Ebben a kódolásban már szerepelnek a magyar ő és ű betűk is. Ennek ellenére néhány levelezőnek problémát okozhat a helyes megjelenítésük. Különösen igaz ez egyes webmail felületekre.
  UTF-8 (Unicode)	Ez a preferált karakterkódolási szabvány. Az ezzel kódolt szövegek helyesen jelennek meg a levelezőkben bármilyen nyelvű ékezetes vagy speciális karaktereket is tartalmaznak.

  
  

  Amennyiben a CSV állomány előállítására használt programban külön beállítható a karakterkódolás, javasoljuk, hogy használja az UTF-8 (Unicode) kódolást, és a CSV állomány feltöltésekor a Karakterkódolás legördülő listában válassza ki az utf-8 lehetőséget.
  Ha a karakterkódolást nem lehet beállítani, sem egyértelműen megállapítani, válassza a legördülő listából az Automatikus beállítást. Ilyenkor  a Newsmailer megpróbálja megállapítani a karakterkódolást, ám sajnos ez nem minden esetben jár sikerrel. Töltse fel a CSV állományt, majd a táblázatban ellenőrizze, hogy az adatokban nincsenek-e oda nem illő karakterek, ?-ek vagy torz ékezetek. Ha talál ilyeneket, válasszon egy másik karakterkódolást, majd töltse fel újra a CSV állományt .
  
  Fontos ismét megemlíteni, hogy a fentieket csak abban az esetben érdemes figyelembe venni, ha az adatokat a hírlevélbe beillesztve felhasználja. Más esetben a karakterkódolás teljesen lényegtelen, hiszen az egyetlen felhasznált adat a felhasználók e-mail címe lesz, ami amúgy sem tartalmazhat problémát okozó karaktereket.

  
  
  
• A megfelelő jogosultságok és technikai információk birtokában, a címzettlista kiolvasható közvetlenül szolgáltatása adatbázisából.
  
  

  Ezzel a megoldással közvetlenül az Ön adatbázisából olvashatók ki a címzettek e-mail címe és a hozzájuk esetlegesen kapcsolódó egyéb adatok. Nagy előnye, hogy nem kell az adatokat CSV állományba exportálnia, majd külön feltöltenie, az importálást elvégzi a Newsmailer. A címzettlista ilyen formán történő beszerzéséhez mindenképpen előzetes egyeztetés szükséges, mivel a Newsmailer számára lehetőséget kell biztosítani arra, hogy az Ön adatbázisához csatlakozhasson valamint szükséges az adatok tárolásával és kiolvasásával kapcsolatos technikai kérdéseket tisztázni.
  További információkért kérjük, vegye fel a kapcsolatot kollégáinkkal a fejlécben látható vagy az alábbi hivatkozáson található elérhetőségeink bármelyikén illetve az Ixor.hu Ajánlatkérés menüpontján keresztül!

  
  
  
• A címzettlista automatikus kezelése a Newsmailer sozlgáltatás által.
  
  

  Ez a címzettek kezelésének Ön számára legkényelmesebb módja. A felhasználók hírlevélre való feliratkozási illetve az arról való leiratkozási kezdeményezései mind egyenesen a Newsmailerhez érkeznek meg, ahol az adatok tárolása és feldolgozása megtörténik. Ebben az esetben Önnek nincs szüksége saját adatbázisra sem, a címlista tárolását és naprakészen tartását a Newsmailer automatikusan végzi. Az Ön weboldalán elhelyzett adatgyüjtő űrlap, mely a látogatók hírlevélre való feliratkozásához szükséges adatait bekéri, azokat a Newsmailer szolgaltatás felé továbbítja, majd miután az adatok feldolgozása megtörtént, a felhasználót egy Ön által megadott webcimre írányítja át. Ez a webcím jellemzően az Ön weboldalának egy aloldala lehet, ahol visszajelzést ad a látogatónak a feliratkozás sikerességéről. Ugyanígy a leiratkozáshoz minden, a címzettlistában szereplő felhasználónak egyedi leiratkozási linket is biztosít a newmailer, melyet a {#DATA.unsubscribe#} token segítségével illeszthet be a hírlevél tetszőleges részébe. A leiratkozási liknről is természetesen lehetőség van a felhasználó átirányítására az Ön weboldalára egy előre megadott webcím segítségével.
  További információkért kérjük, vegye fel a kapcsolatot kollégáinkkal a fejlécben látható vagy az alábbi hivatkozáson található elérhetőségeink bármelyikén illetve az Ixor.hu Ajánlatkérés menüpontján keresztül!

A hírlevél e-mail üzenetének adatai
Itt adhatja meg, hogy a kiküldött hírlevél milyen feladóval jelenjen meg a címzettek postafiókjában. Adja meg a feladó e-mail címét, nevét valamint a hírlevél tárgyát. Az adatok kitöltése egyaránt kötelező éles és próba levelek küldése esetén is. A legutóbbi kiküldéskor megadott feladó és adatai megőrződnek a hírlevélcsoportban, így ezek alapértelmezett értékei jelennek meg a fenti mezőkben.

Próba e-mail küldése
Minden hírlevél kiküldése előtt bizonyosodjon meg róla, hogy a tartalom valóban az elvártaknak megfelelően jelenik-e meg a hírlevélben. Ehhez saját e-mail címére küldhet ki próba leveleket. Azokat az e-mail címeit, amiket ilyen célra föl szeretne használni, érvényesíteni kell a küldés előtt. Ez a következőképpen történik. Az Új próba e-mail cím rögzítése mezőben adja meg e-mail címét, majd kattintson a Rögzít gombra! Ezt követően a megadott e-mail címre kiküldünk Önnek egy levelet, melyben egy hivatkozást talál. Erre kattintva érvényesítheti e-mail címét, jelezve, hogy a címet valóban Ön használja. Ezek után a bal oldalon található legördülő listából kiválaszthatja az újonnan felvitt címet, és tetszőleges számú próba levéllel tesztelheti a kiküldendő html tartalmat. Ehhez csak kattintson a Próba e-mail küldése gombra, és figyelje postafiókját.

Éles küldés a címzetteknek
Adja meg azt az időpontot, melyet követően a hírlevél postázást megkezdhetjük. Ezzel a hírlevél kiküldését egy későbbi időpontra időzítheti. Amint megnyomja a Küldés az összes címzettnek gombot, a hírlevél Küldés állapotba kerül. A kiküldés megkezdéséhez a hírlevél tartalmát adminisztrátorainknak jóvá kell hagynia. Amennyiben a tartalommal kapcsolatban kifogás merül fel, a hírlevél Elutasítva állapotba kerül, mely után a hírlevelet Önnek át kell szerkesztenie. Az elutasítás okáról és a tartalom átszerkesztésének módjáról e-mailben értesítjük. Amennyiben olyan hírlevél kiküldését kezdeményezi, amelyet már korábban is kiküldött, de a küldési folyamatot megszakította, a küldés a megszakítás előtti legutolsó e-mail címtől fog folytatódni. Ez akkor is így van, ha a tartalmat időközben átszerkesztette. Nem lehetséges azonban a küldés folytatása akkor, ha az előző küldés megszakítása és a jelenlegi újraküldés között a címzettlistát törölte, új listát töltött fel vagy szerzett be saját adatbázisból. Ilyenkor az előző küldés címzettekhez kapcsolódó információi elvesznek, így a küldés a legelső címzettel kezdve indul újra.

A hírlevél e-mail üzenetének adatai
Az alábbi táblázatban megtekintheti a hírlevélben szereplő hivatkozásokat, melyeket a Newsmailer a kiküldéskor mérőkódra cserél. Így nyomon követheti, hogy az egyes hivatkozásokra hányan és milyen arányban voltak kíváncsiak a címzettek. A Kattintások oszlopban látható, hogy az adott hivatkozásra összesen kattintás érkezett. A következő oszlop azt mutatja, hogy ez a kattintási szám a hírlevél összes kiküldött példányában szereplő linkek együttes számának hány százaléka. A harmadik oszlopban látható, hogy a kattintási szám a hírlevelekre együttesen érkező összes kattintásnak hány százaléka. Tehát: